Stundensatz berechnen: So kalkulieren Selbstständige richtig
Ein Stundensatz muss mehr tragen als das eigene Gehalt: Vorsorge, Betriebskosten, Steuern, Rücklagen – und er muss in deutlich weniger Stunden verdient werden, als man arbeitet. Wer seinen Satz vom Angestelltengehalt ableitet oder bei der Konkurrenz abschaut, liegt deshalb oft zu niedrig.
Die Formel in drei Schritten
- Jahresbedarf bestimmen: Was Sie zum Leben brauchen (netto), plus Kranken-, Pflege- und Altersvorsorge, plus Betriebskosten, plus Einkommensteuer auf den Gewinn, plus eine Rücklage für Ausfälle und Investitionen.
- Abrechenbare Stunden ermitteln: Arbeitstage im Jahr minus Urlaub, Feiertage und Krankheitstage, mal Stunden pro Tag – und davon nur der Anteil, den Sie Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können.
- Teilen: Jahresbedarf geteilt durch abrechenbare Stunden ergibt den Mindest-Stundensatz, netto ohne Umsatzsteuer.
Mindest-Stundensatz = Jahresbedarf ÷ abrechenbare Stunden
Abrechenbare Stunden = (Arbeitstage − Urlaub − Feiertage − Krankheit) × Stunden pro Tag × abrechenbarer Anteil
Ein Beispiel aus der Beratung
Mit den Beispielwerten des Rechners (Beratung, Niedersachsen, 5 Tage à 8 Stunden, 28 Urlaubstage, 10 Krankheitstage, 55 % abrechenbar) ergibt sich ungefähr:
| Position | Wert |
|---|---|
| Arbeitsstunden im Jahr | ca. 1.736 h |
| davon abrechenbar (55 %) | ca. 955 h |
| nötiger Stundensatz | ca. 94 € |
Von gut 1.700 Arbeitsstunden bleiben also nur rund 950, die Umsatz bringen. Der Rest geht in Angebote, Fahrten, Buchhaltung und Kundensuche – Zeit, die trotzdem bezahlt werden muss.
Für Ihre Branche: Stundensatz im Handwerk · Provision für Handelsvertreter
Die häufigsten Fehler
- Mit 40 abrechenbaren Stunden pro Woche rechnen. Realistisch sind je nach Branche 40 bis 80 % der Arbeitszeit abrechenbar.
- Urlaub und Krankheit vergessen. Wer 6 Wochen im Jahr nicht arbeitet, muss das in den übrigen Wochen mitverdienen.
- Vorsorge unterschätzen. Kranken- und Pflegeversicherung sowie Altersvorsorge tragen Selbstständige vollständig selbst.
- Netto und brutto verwechseln. Der Stundensatz aus dem Rechner ist ein Nettopreis; bei regelbesteuerten Unternehmen kommt die Umsatzsteuer hinzu.
- Keine Rücklage einplanen. Ein Laptop, ein Auftragsausfall oder eine Steuernachzahlung kommen bestimmt.
Häufige Fragen
Ist das Ergebnis brutto oder netto?
Netto, also ohne Umsatzsteuer. Ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer hinzukommt, hängt von Ihrer steuerlichen Situation ab – das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie viele Stunden kann ich realistisch abrechnen?
Das hängt stark von der Tätigkeit ab: Im Service oder in der Pflege oft 75–85 %, in Beratung, Training oder Kreativberufen eher 45–65 %. Der Rechner füllt je Tätigkeitsfeld einen typischen Schätzwert vor, den Sie anpassen können.
Ich bin Handelsvertreter und werde über Provision bezahlt. Hilft mir der Rechner?
Ja. Wählen Sie das Tätigkeitsfeld „Handelsvertreter/in“. Das Ergebnis zeigt, wie viel Provision jede Arbeitsstunde im Schnitt einbringen muss – eine gute Messlatte für Ihre Abschlüsse.
Muss ich Gewerbesteuer einrechnen?
Nur bei gewerblicher Tätigkeit, etwa im Handwerk, im Handel oder als Handelsvertreter. Freie Berufe zahlen keine Gewerbesteuer. Einzelunternehmer haben einen Freibetrag von 24.500 € Gewinn, und ein großer Teil der Gewerbesteuer wird auf die Einkommensteuer angerechnet. Bis zu einem Hebesatz von etwa 400 % gleicht sich das bei mittleren Gewinnen meist fast aus; bei höheren Hebesätzen oder kleinen Gewinnen bleibt eine spürbare Mehrbelastung. Der Rechner berücksichtigt das, wenn Sie „Gewerblich“ wählen. Ob Ihre Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Ich bin geschieden oder lebe getrennt. Was wähle ich?
„Alleinstehend“. Geschiedene und dauernd getrennt Lebende werden einzeln nach dem Grundtarif besteuert. Ausnahme: Im Jahr der Trennung ist die gemeinsame Veranlagung oft noch möglich. Unterhaltszahlungen an frühere Ehepartner sind hier nicht berücksichtigt.
Mein Ergebnis liegt deutlich über meinem jetzigen Preis. Was nun?
Erst prüfen, ob die Annahmen stimmen. Danach gibt es drei Hebel: den Preis anheben, den abrechenbaren Anteil erhöhen (weniger unbezahlte Zeit) oder Kosten senken. Wie Sie eine Preiserhöhung gegenüber Kunden begründen, beantworten wir gern per E-Mail – schreiben Sie uns.
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