Mitarbeiterkosten berechnen: Was ein Arbeitsplatz wirklich kostet
Wer einstellt, denkt zuerst an das Bruttogehalt. Tatsächlich kostet ein sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter meist das 1,25- bis 1,4-Fache seines Bruttos – und weil Urlaub, Feiertage und Krankheit bezahlt werden, ist jede tatsächlich gearbeitete Stunde noch einmal deutlich teurer.
Was zum Bruttogehalt hinzukommt
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: 2026 rund 21 % des Bruttos (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen.
- Umlagen: U1 (Erstattung bei Krankheit, für Betriebe bis 30 Beschäftigte), U2 (Mutterschaft) und die Insolvenzgeldumlage.
- Berufsgenossenschaft: die gesetzliche Unfallversicherung, je nach Branche von unter 1 % bis über 5 % des Lohns.
- Zusatzleistungen und Arbeitsplatz: Altersvorsorge, Jobticket, Dienstwagen, Werkzeug, Kleidung, Software.
Warum die produktive Stunde zählt
Ein Vollzeitmitarbeiter wird für rund 2.080 Stunden im Jahr bezahlt. Nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit bleiben oft nur 1.600 bis 1.700 Anwesenheitsstunden – und davon ist nicht jede Stunde produktiv. Für die Kalkulation Ihrer Preise ist deshalb die Kosten pro produktiver Stunde die wichtige Zahl: Sie ist die Untergrenze Ihres Verrechnungssatzes, bevor Gemeinkosten und Gewinn dazukommen.
Kosten pro produktiver Stunde = Jahreskosten ÷ (Anwesenheitsstunden × produktiver Anteil)
Häufige Fragen
Gilt der Rechner auch für Minijobs?
Ja. Wählen Sie „Minijob“. Dann rechnet der Rechner mit den Pauschalabgaben von 31,17 % plus Berufsgenossenschaft. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat.
Was ist mit Gehältern zwischen 603 und 2.000 €?
Das ist der Übergangsbereich (Midijob). Arbeitnehmer zahlen dort weniger Beiträge, der Arbeitgeber etwas mehr als üblich. Der Rechner nutzt die gesetzliche Formel, gerechnet auf das durchschnittliche Monatsgehalt.
Warum weicht meine Lohnabrechnung etwas ab?
Zusatzbeitrag, Umlagesätze und Berufsgenossenschaft unterscheiden sich je nach Krankenkasse und Betrieb. Sie können die Durchschnittswerte unter „Durchschnittssätze anpassen“ ändern. Die genaue Abrechnung erstellt Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung.
Sind Recruiting- und Einarbeitungskosten enthalten?
Nein. Stellenanzeigen, Einarbeitung und die Zeit, bis ein neuer Mitarbeiter voll produktiv ist, kommen im ersten Jahr noch hinzu – oft mehrere Tausend Euro.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nein. Alles wird in Ihrem Browser berechnet. Nur wenn Sie sich das Ergebnis per E-Mail zusenden lassen, werden die angezeigten Werte zum Versand übertragen.
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